Adatkezelési tájékoztató

1. Adatkezelés jogalapja, célja, időtartama, adattovábbítás

A Társaság, mint a https://www.systematica.hu/ oldal üzemeltetője a honlapon történő ajánlatkérés során az alábbi táblázatban meghatározott adatokat kéri be. A bekért adatokkal kapcsolatos tájékoztatási kötelezettségének jelen szabályzatban tesz eleget.

1.1. Ajánlatkérés menüpont alatt lévő „Kapcsolatfelvételi adatok űrlap”

Adatkategória	Adatkezelés célja	Adatvédelem jogalapja	Időtartam	Adattovábbítás
Név	Kapcsolattartás, beazonosítás és válaszadás	Önkéntes hozzájárulás	A válaszadást követő 3 hónap	Honlap tárhely szolgáltatója
Irányítószám	Az árajánlat megadásához szükséges a helyszín behatárolása
E-mail cím	Kommunikációs csatorna, ajánlatadás			Honlap és e-mail fiók tárhely szolgáltatója
Telefonszám	Kommunikációs csatorna, gyorsabb ügyintézést igénylő illetve szükséges esetben gyors kapcsolatfelvételi lehetőség			Honlap tárhely szolgáltatója
Termék neve, mérete (opcionális)	Megfelelő árajánlat kérése érdekében indokolt lehet
Megadott üzenet	A pontos árajánlat megadása itt történik
Csatolt állomány (opcionális)	A pontosabb árajánlat kéréshez lehetőség van kép feltöltésére az igény meghatározása érdekében

1.2. Partner vállalkozások alkalmazottainak adatfeldolgozása

A Társaság a vele kapcsolatban álló más vállalkozások munkavállalóival történő kommunikáció során adatfeldolgozóként jár el. Ezen együttműködés során az alábbiak szerint jár el az adatok vonatkozásában:

Adatkategória	Adat forrása	Adatkezelés célja	Adatvédelem jogalapja	Időtartam	Adattovábbítás
Név	Harmadik személy	Kapcsolattartás, beazonosítás és az érintett munkáltatójával kötött szerződés teljesítése	Jogos érdek, GDPR. 6. cikk. (1) bek. f) pontja	A vállalkozások közt fennálló kapcsolat megszűnését követő 3 év	Nincs
Beosztás
Telefonszám
E-mail cím

A Vállalkozás mérlegelte a GDPR rendelet 6. cikk (1) f) pontja szerinti adatkezelést, amelynek során arra a megállapításra jutott, hogy a vállalkozások közötti kapcsolat fenntartása és a megkötött szerződés teljesítése elsőbbséget élvez az adattovábbítással érintett munkavállaló kizárólag kapcsolattartásra szolgáló személyes adatainak védelménél.

1.3. Megrendelés leadása, termékvásárlás

Adatkategória	Adatkezelés célja	Adatvédelem jogalapja	Időtartam	Adattovábbítás
Megrendelő neve, számlázási név	Megrendelt termékről számla kiállítása	Jogszabályban foglalt kötelezettség teljesítése, Áfa tv. 169 §	A számla kiállításának évét követő 8 év	Számlázó program tárhely szolgáltatója, Könyvelő
Megrendelő anyja neve	Hátralékos vételár esetleges behajtása érdekében nem fizetés esetén	GDPR 6. cikk. f) pont, a Vállalkozás jogos érdeke esetleges későbbi kintlévőség behajtása érdekében a Vht. 11.§ (2) a) pontjában foglaltakkal összhangban	A teljesítést követő 5 év (elévülési idő)	Nem kerül továbbításra
Megrendelő születési adatai				Nem kerül továbbításra
Számlázási cím	Megrendelt termékről számla kiállítása	Jogszabályban foglalt kötelezettség teljesítése, Áfa tv. 169 §	A számla kiállításának évét követő 8 év	Számlázó program tárhely szolgáltatója, Könyvelő
Szállítási cím	Megrendelt termék kiszállítása, beépítése	GDPR 6. cikk (1) b) Szerződés teljesítésének feltétele	A teljesítést követő 5 év (elévülési idő)	Nem kerül továbbításra
Megrendelt termék megnevezése	Szerződés teljesítése	GDPR 6. cikk (1) b) Szerződés teljesítésének feltétele		Nem kerül továbbításra
E-mail cím	A szerződéskötés során kommunikációs csatorna	GDPR 6. cikk (1) b) Szerződés teljesítésének feltétele		E-mail szolgáltató
Telefonszám		GDPR 6. cikk (1) b) Szerződés teljesítésének feltétele		Nem kerül továbbításra

2. Érintett jogai

2.1. Törlés

Az Érintett a személyes adatok indokolatlan és késedelem nélküli törlését kérheti – személyesen vagy írásban elektronikus levél megküldésével, ha

• a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat a Társaság kezelte;
• az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
• az érintett tiltakozik az adatkezelése ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre;
• a személyes adatokat jogellenesen kezeltük;
• a személyes adatokat a Társaságra alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;
• a személyes adatok gyűjtésére információs társadalommal összefüggő szolgáltatások kínálásával kapcsolatosan került sor.

A Társaság nem törli azokat az adatokat, melyek tárolására jogszabályi előírás miatt köteles. Figyelemmel arra, hogy a vásárlás során a Társaság számlát állít ki az Érintett részére, a számlán szereplő név és cím, továbbá a vásárlás dátuma, teljesítés dátuma, vásárolt termék valamint összege a számlázó programban és a számlán azt követően is megmaradnak, ha az Érintett vagy annak valamely adatai törlésre kerülnek, a Számviteli törvényben meghatározott kötelezettség teljesítésének ideig. Az adatokat a könyvelési feladatok teljesítése érdekében a könyvelő részére továbbítja a Társaság.

2.2. Tájékoztatás

Az Érintett bármikor jogosult a Társaságtól személyesen, vagy írásban tájékoztatást kérni a személyes adatai kezeléséről, az adatkezelés módjáról, zárolásáról, törléséről, a kezelt adataival kapcsolatos bármilyen intézkedésről felvilágítást kérni. Az Érintett bármikor kérheti a Társaságot, hogy személyes adataiba betekinthessen.

2.3. Visszajelzés

Az Érintett jogosult arra, hogy a Társaságtól visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon:

• az adatkezelés céljai;
• az érintett személyes adatok kategóriái;
• azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat közöltük vagy közölni fogjuk, ideértve különösen a harmadik országbeli címzetteket, illetve a nemzetközi szervezeteket;
• adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjai;
• az érintett azon joga, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen;
• a valamely felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;
• ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ.

2.4. Az Érintett hozzáférési joga

A Társaság az adatkezelés tárgyát képező személyes adatokat az Érintett rendelkezésére bocsátja a megkötött szerződés útján, árajánlat kérés esetén visszaigazoló e-mail formájában.

2.5. A helyesbítéshez való jog

Az Érintett jogosult arra, hogy bármikor módosítást kezdeményezzen a Társaság által kezelt adataiban.

2.6. Az adatkezelés korlátozásához való jog

Az Érintett jogosult arra, hogy kérésére a Társaság korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:

• Érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy a Társaság ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;
• az adatkezelés jogellenes, de az Érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
• az Érintett tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy a Társaság jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben.

Ha az adatkezelés korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az Érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.

A Társaság az Érintettet, akinek a kérésére korlátozták az adatkezelést, az adatkezelés korlátozásának feloldásáról előzetesen tájékoztatja.

2.7. A tiltakozáshoz való jog

Az Érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak a kezelése ellen az alábbi esetekben:

• az adatkezelés közérdekű vagy a Társaságra ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges – jelenleg ilyen szükség nem áll fenn – vagy
• az adatkezelés a Társaság vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha ezen érdekekkel szemben elsőbbséget élveznek az Érintett olyan érdekei vagy alapvető jogai és szabadságai, amelyek személyes adatok védelmét teszik szükségessé.

Ebben az esetben a Társaság a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

Az Érintett által a Társaság részére átadott személyes adatoknak a gyűjtésük eredeti céljától eltérő egyéb célból történő kezelésére csak abban az esetben kerülhet sor, ha az adatkezelés összeegyeztethető az adatkezelés eredeti céljával.

Az Érintett adatainak módosítását, törlését, az adatkezeléssel kapcsolatos tiltakozásának bejelentését bármikor kezdeményezheti elektronikus levél megküldésével a Társaság központi e-mail címére. A Társaság indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb egy hónapon belül köteles válaszolni az Érintett levelére, illetve kérésének – amennyiben az a jogszabályban rögzített jogaival összeegyeztethető – eleget tenni.

A Társaság tájékoztatja az Érintettet, hogy a kezelt adatokkal profilalkotás, automatizált döntéshozatal nem történik.

A Társasággal megbízási szerződésben álló könyvelő feladatainak teljesítéséhez megkapja a Társaság által kiállított számlákat, mely számlán szerepel az Érintett neve, címe, az általa megrendelt termék, és annak összege, teljesítés időpontja.

2.8. Adathordozhatósághoz való jog

Az Érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó személyes adatokat széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná a Társaság abban az esetben, ha az adat kezelése az Érintett hozzájárulásán vagy szerződésen alapul és adatkezelés automatizált módon történik. Az Érintett jogosult arra, hogy kérje a Társaságot, hogy közvetlenül továbbítsa személyes adatait a másik adatkezelőnek. Ezen jogosultsága nem áll fenn az Érintettnek, ha az adatkezelés közérdekű vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítványai gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges, továbbá ezen joga nem érintheti mások jogait és szabadságait.

3. Adattovábbítás

• A weboldal működése és az elektronikus levélváltások során a tárhelyszolgáltatást az alábbi vállalkozás látja el:

Adatfeldolgozó neve: MEDIACENTER HUNGARY Informatikai, Szolgáltató és Üzemeltető Korlátolt Felelősségű Társaság

Adatfeldolgozó székhelye: 6000 Kecskemét, Sosztakovics utca 3. 2. em. 6.

Adatfeldolgozó cégjegyzékszáma:03 09 114492

Adatfeldolgozó adószáma:13922546-2-03

• A vállalkozás működése során a könyvelést az alábbi vállalkozás látja el:

Adatfeldolgozó neve: DÉMA-INDEX Könyvvizsgáló Korlátolt Felelősségű Társaság

Adatfeldolgozó székhelye: 4026 Debrecen, Bethlen utca 6-8. D. ép. 1. em. 10.

Adatfeldolgozó cégjegyzékszáma:09 09 006982

Adatfeldolgozó adószáma:11934565-2-09

• A vállalkozás által kiállított számlákat az alábbi vállalkozás tárolja:

Adatfeldolgozó neve: DotRoll Számítástechnikai Korlátolt Felelősségű Társaság

Adatfeldolgozó székhelye: 1148 Budapest, Fogarasi út 3-5.

Adatfeldolgozó cégjegyzékszáma:01 09 882068

Adatfeldolgozó adószáma:13962982-2-42

4. Adatvédelmi incidens kezelése

Az adatvédelmi incidens a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

A Társaság amint tudomására jut valamely, általa kezelt adat vonatkozásában történt adatvédelmi incidens, azt indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges, legkésőbb 72 órával azután, hogy az adatvédelmi incidens a tudomására jutott, bejelenti az illetékes felügyeleti hatóságnál, kivéve, ha az elszámoltathatóság elvével összhangban bizonyítani tudja, hogy az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal az Érintett jogaira és szabadságaira nézve.

A Társaság adatvédelmi incidens tapasztalása esetén az Érintettet haladéktalanul, indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár az Érintett jogaira és szabadságaira nézve, annak érdekében, hogy megtehesse a szükséges óvintézkedéseket. A Társaság a tájékoztatóban leírja, hogy milyen jellegű adatvédelmi incidens történt, valamint az Érintettnek szóló, a lehetséges hátrányos hatások enyhítését célzó javaslatokat.

Az adatvédelmi incidens felismerését követően a Társaság megvizsgálja, hogy az összes megfelelő technológiai védelmi és szervezési intézkedés végrehajtásra került-e, egyrészt az adatvédelmi incidens haladéktalan megállapítása, másrészt a felügyeleti hatóságnak történő bejelentés és az érintett sürgős értesítése érdekében. Ennek érdekében a Társaság képviseletében eljáró ügyvezető a tagokat, az adatokat kezelő valamennyi személyt, valamint külsős IT szakértőt az incidens értesülését követő 24 órán belül összehívja az incidens keletkezési okának megállapítására, az elvégzett és elvégzendő cselekvési tervek kidolgozására és a későbbi incidensek elkerülése érdekében szükséges intézkedések megtételére.

5. Korlátozások

A 16. életévét be nem töltött vagy az egyébként cselekvőképtelen Érintett nevében a törvényes képviselő adhat hozzájárulást.

6. Az adatkezelési tevékenységek nyilvántartása

A Társaság az adatkezelési tevékenységekről nyilvántartást vezet.

E nyilvántartás a következő információkat tartalmazza:

• az adatkezelő neve és elérhetősége;
• az adatkezelés céljai;
• az érintettek kategóriáinak, valamint a személyes adatok kategóriáinak ismertetése;
• olyan címzettek kategóriái, akikkel a személyes adatokat közlik vagy közölni fogják;
• ha lehetséges, a különböző adatkategóriák törlésére előirányzott határidők.